Como emitir Recibos Verdes em Portugal: um guia passo a passo para freelancers

Este guia completo irá guiá-lo pelos meandros dos Recibos Verdes (Recibos Verdes) em Portugal, cobrindo tudo, desde o básico até implicações fiscais e de segurança social avançadas. Quer você seja um freelancer experiente ou esteja apenas começando, este guia irá equipá-lo com o conhecimento e as ferramentas para navegar no sistema com confiança.

Compreendendo as Receitas Verdes (Recibos Verdes)

Os Recibos Verdes, ou “Recibos Verdes” em português, são faturas utilizadas por freelancers e trabalhadores independentes em Portugal para declarar os seus serviços e rendimentos. Esses recibos servem como comprovante do trabalho realizado e dos rendimentos gerados e são usados para calcular o pagamento mensal da previdência social e do imposto de renda.

Veja por que os Recibos Verdes são essenciais:

• Conformidade: As Receitas Verdes são cruciais para o cumprimento da legislação fiscal portuguesa.
• Transparência: Eles fornecem um registro transparente de transações entre prestadores de serviços e clientes.
• Cálculo Fiscal e Previdenciário: As Receitas Verdes são utilizadas para o cálculo e pagamento do imposto sobre o rendimento e das contribuições para a segurança social.

Guia passo a passo para emissão de recibos verdes

A emissão de Recibos Verdes em Portugal envolve um processo relativamente simples. Vamos decompô-lo:

1. Aceder ao Portal Fiscal Português

• Comece fazendo login no “Portal das Finanças” (Portal Fiscal) utilizando o seu NIF (Número de Identificação Fiscal) e palavra-passe.
• Navegue até a seção “Todos os Serviços” e localize a opção “Recibos Verdes”.
• Selecione “Emitir” (Emitir) para prosseguir.

2. Escolha entre “Fatura ou Fatura-Recibo” e “Recibo”

• Serão apresentadas duas opções: “Fatura ou Fatura-Recibo” (Fatura ou Fatura-Recibo) ou “Recibo” (Recibo).
• Fatura ou Fatura-Recibo: Esta opção aplica-se quando bens ou serviços são entregues ou fornecidos.
  • Fatura: Emitido quando o pagamento vence em data posterior.
  • Fatura-Recibo: Emitido quando o pagamento é recebido imediatamente após a entrega de bens ou serviços.
• Recibo: Usado para confirmar o pagamento de uma fatura emitida anteriormente. Só pode ser emitido após a geração de uma fatura.

3. Compreendendo os tipos de fatura

• Fatura (Fatura): Emitido para bens ou serviços entregues ou fornecidos quando o pagamento não é recebido imediatamente. Funciona como uma solicitação de pagamento.
• Fatura-Recibo (Fatura-Recibo): Emitido para bens ou serviços entregues ou fornecidos quando o pagamento é recebido imediatamente. Serve tanto como recibo de venda quanto como comprovante de pagamento.
• Recibo (Recibo): Emitido para confirmar o pagamento de uma fatura emitida anteriormente. Serve como comprovante de pagamento.

4. Emissão de fatura ou fatura-recibo

• Se você escolher esta opção, o sistema irá diferenciar entre dois cenários:
  • Freelancer ativo: Caso tenha atividade freelancer aberta (Anexo B do IRS), o sistema assumirá uma fatura recorrente ou fatura-recibo, permitindo-lhe emitir quantas forem necessárias.
  • Nenhum Freelancer Ativo: Caso não tenha atividade freelancer aberta, o sistema assumirá uma fatura isolada ou fatura-recibo. Qualquer contribuinte pode emitir anualmente uma única fatura sem necessitar do estatuto de freelancer ativo.
• Independentemente do seu status de freelancer, você precisará fornecer as seguintes informações:
  • Data de entrega do serviço: A data em que o serviço foi entregue ou as mercadorias foram fornecidas.
  • Tipo de fatura: Escolha o tipo apropriado de fatura (fatura, fatura-recibo) com base nas condições de pagamento.

5. Preenchimento dos dados necessários

• Algumas informações serão pré-preenchidas, incluindo seu nome, NIF e endereço. Verifique a veracidade dessas informações.
• Preencha os dados do destinatário do serviço ou mercadoria:
  • NIF/NIPC: Número de Identificação Fiscal (NIF) ou Número de Identificação Nacional de Empresas (NIPC) consoante o destinatário seja uma pessoa singular ou uma empresa.
  • Nome/Nome Social: O nome do indivíduo ou empresa que recebe o serviço ou mercadoria.
  • Endereço: O endereço do destinatário.

6. Selecionando a opção “Valor Recebido”

• Indique o motivo do pagamento:
  • Pagamento de bens ou serviços: A opção padrão de pagamento relacionado aos bens ou serviços entregues.
  • Pagamento adiantado: Emitido para pagamento antecipado recebido antes da conclusão do serviço ou entrega da mercadoria.
  • Pagamento Antecipado de Despesas: Emitido para um adiantamento recebido para cobrir despesas incorridas em nome do cliente.
• Descreva resumidamente o serviço prestado ou os bens entregues no campo designado.

7. Especificando o “Valor Base”

• Insira o preço acordado para o serviço ou mercadoria. Este valor deverá não incluir IVA (Imposto sobre Valor Acrescentado).

8. Escolha do Regime do IVA

• Selecione o regime de IVA apropriado com base na natureza do serviço ou bens.
• Considerações sobre o Código do IVA:
  • Artigo 53.º do Código do IVA (CIVA): Se o seu rendimento no ano anterior foi inferior a 14.500€ ou se espera que o seu rendimento seja inferior a 14.500€ no primeiro ano de atividade, poderá ficar isento de IVA.
  • Artigos 9.º, 13.º, 14.º e 15.º do CIVA: Verifique se a sua atividade está isenta de IVA. Em caso afirmativo, selecione o motivo de isenção apropriado.
  • Atividades não isentas: Caso a sua atividade não esteja isenta e não cumpra os critérios de isenção previstos no artigo 53.º, necessita de emitir fatura com IVA.
    • Determine a taxa de IVA aplicável:
      • Taxa reduzida (6%): Aplica-se a bens e serviços específicos.
      • Taxa intermediária (13%): Aplica-se a bens e serviços específicos.
      • Taxa Padrão (23%): Aplica-se à maioria dos bens e serviços.

9. Seleção da “Base Tributária”

• Escolha a base tributável adequada para efeitos de IRS (Imposto sobre o Rendimento).
  • Regime Simplificado: Se estiver no regime simplificado e os seus rendimentos da categoria B foram inferiores a 14.500€ no ano anterior, poderá ficar isento de retenção na fonte. Selecione “Sem retenção – Art. 101., nº1 do CIRS” (Sem retenção – Artigo 101.º, número 1 do CIRS).
  • Nao isentos: Se você não estiver isento, a base tributária normalmente é 100%, mas em algumas situações pode ser 50% ou 25%.

10. Imposto retido na fonte

• Se você selecionou “Sem Imposto Retido na Fonte” como base tributária, este campo será bloqueado.
• Se você não estiver isento de retenção na fonte, observe que as taxas variam de acordo com a natureza de sua renda.
• Taxas de retenção na fonte (artigo 101.º do CIRS):
  • 25%: Para rendimentos de profissões como médicos, advogados, arquitetos, etc.
  • 20%: Para rendimentos provenientes de atividades de elevado valor de natureza científica, artística ou técnica, definidas por decreto do ministro do governo responsável pela área das finanças, para residentes não habituais em território português.
  • 16.5%: Para rendimentos provenientes de propriedade intelectual (por exemplo, escritores), propriedade industrial ou fornecimento de informações com base na experiência nos setores comercial, industrial ou científico.
  • 11.5%: Para trabalhadores independentes não constantes da tabela de atividades, como atos isolados.

11. Emissão do Recibo Verde

• Revise cuidadosamente todas as informações que você forneceu para garantir a precisão.
• Quando tiver certeza de que todos os dados estão corretos, clique em “Emitir” para gerar o recibo verde eletrônico.

Lembre-se de pagar quaisquer impostos e contribuições para a segurança social associados e manter registos de todos os Recibos Verdes emitidos para efeitos de declaração fiscal.

Erros comuns com recibos verdes e como evitá-los

Evitar erros comuns na emissão de Recibos Verdes é crucial. Aqui estão algumas dicas para evitar erros:

• Verifique novamente as informações do cliente: Certifique-se de que todos os detalhes do cliente estejam corretos.
• Mantenha registros organizados: Mantenha registros organizados de suas receitas e despesas.
• Defina lembretes para prazos: Defina lembretes para prazos de relatórios fiscais.
• Crie o hábito de criar faturas: Crie suas faturas diariamente ou semanalmente para garantir o envio dentro do prazo.

Implicações fiscais

Compreender o sistema fiscal português para freelancers é essencial para apresentar corretamente os seus Recibos Verdes. Vamos detalhar os principais aspectos:

Regime Tributário Organizado ou Simplificado

Em Portugal, os contribuintes, especialmente os trabalhadores independentes e os empresários em nome individual, podem escolher entre dois regimes fiscais primários: o Regime Organizado (Regime Organizado) e o Regime Simplificado (Regime Simplificado).

1. Regime Simplificado:

• Alvo: Este regime destina-se a empresários individuais, profissionais liberais e pequenas empresas.
• Cálculo da Renda: Baseia-se num cálculo simplificado dos rendimentos, onde o fisco assume uma determinada percentagem dos rendimentos como custos, sem necessidade de o contribuinte apresentar despesas reais.
• Rendimentos tributáveis: Determinado pela aplicação de um coeficiente pré-determinado ao rendimento bruto (por exemplo, 0,25 para vendas de bens ou serviços, ou seja, 25% do rendimento bruto são considerados custos e os restantes 75% são tributáveis).
• Teto de renda: Existe um limite de renda para ser elegível para este regime. Se o rendimento bruto anual exceder um determinado limite, poderá ser necessário mudar para o regime organizado.
• Manutenção de registros: Não há exigência legal de manter registros contábeis detalhados ou contratar um contador; no entanto, é altamente recomendável manter faturas e recibos por um período mínimo.

2. Regime Organizado (Regime Organizado):

• Alvo: Este regime é mais adequado para negócios com maior volume de negócios ou operações mais complexas.
• Cálculo da Renda: Requer escrituração e contabilidade detalhadas, com o lucro tributável determinado com base nas receitas reais menos as despesas dedutíveis reais.
• Limite de renda: Não há limite de rendimentos para este regime, podendo qualquer contribuinte optar pelo regime organizado.
• Manutenção de registros: Registros contábeis detalhados devem ser mantidos. É imprescindível contratar um contador ou utilizar um software de contabilidade para garantir o cumprimento de todas as obrigações fiscais e contábeis.

IVA (IVA) para Freelancers

O Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), conhecido como “IVA” (Imposto sobre o Valor Acrescentado), é uma consideração crucial para os freelancers em Portugal.

1. Registo de IVA:

• Limite: Os freelancers são obrigados a registar-se para efeitos de IVA se o seu volume de negócios anual exceder um determinado limite. Abaixo deste limite, o registo é opcional.
• Processo: O registo é feito através das autoridades fiscais, quer online através do Portal das Finanças, quer na repartição de finanças local.

2. Taxas de IVA:

• Taxa padrão: A taxa geral de IVA em Portugal é 23%. Esta taxa se aplica à maioria dos bens e serviços.
• Taxa intermediária: Alguns bens e serviços, como alimentos e bebidas, são tributados a uma taxa reduzida de 13%.
• Taxa reduzida: Bens essenciais, como certos alimentos, livros e produtos médicos, têm uma taxa ainda mais baixa de 6%.

3. Isenções de IVA:

• Isenção para pequenas empresas: Os freelancers com um volume de negócios inferior ao limite de registo de IVA estão isentos da cobrança de IVA. No entanto, também não podem recuperar o IVA sobre as suas despesas.
• Serviços Específicos: Alguns serviços profissionais, como serviços médicos ou educativos, podem estar isentos de IVA.

4. Declarações de IVA:

• Frequência: Dependendo do volume de negócios do freelancer e da natureza do seu negócio, as declarações de IVA podem ser apresentadas mensalmente, trimestralmente ou anualmente.
• Processo: As declarações de IVA são apresentadas eletronicamente através do Portal das Finanças. Os freelancers devem declarar o IVA cobrado nas suas vendas (IVA a jusante) e o IVA pago nas suas compras (IVA a montante). A diferença é então paga às autoridades fiscais ou recuperada.

5. Regimes Especiais de IVA:

• Regime de Caixa: Os freelancers podem optar por este regime, onde só contabilizam o IVA no momento do recebimento do pagamento e não no momento da emissão da fatura. Isso pode ajudar no fluxo de caixa, especialmente se os clientes demorarem a pagar.

6. IVA sobre Serviços Internacionais:

• Clientes da UE: Para serviços B2B prestados a clientes noutros países da UE, aplica-se o mecanismo de “cobrança reversa”. Isto significa que o freelancer não cobra IVA, mas o cliente contabiliza-o no seu próprio país.
• Clientes fora da UE: Os serviços prestados a clientes fora da UE estão geralmente isentos de IVA.

Contribuições para a Segurança Social

A Segurança Social é outro aspecto vital a considerar para os freelancers em Recibos Verdes em Portugal.

1. Inscrição na Segurança Social:

• Processo: Inscreva-se no Instituto da Segurança Social para ter direito às prestações.

2. Taxas de contribuição:

• Taxa Geral: Os freelancers normalmente contribuem com 21,4% de sua renda tributável para a Previdência Social. No entanto, esta taxa pode variar e estar sujeita a alterações. Existem taxas reduzidas para determinadas categorias de freelancers, como aqueles que iniciam a sua atividade pela primeira vez.

3. Base de Contribuição:

• Cálculo da Contribuição: As contribuições baseiam-se em 70% da renda mensal declarada para quem presta serviços e 20% para quem vende mercadorias. Os freelancers podem solicitar o ajuste de sua base de contribuição, aumentando-a ou diminuindo-a dentro de determinados limites estabelecidos pelas autoridades.

4. Frequência de pagamento:

• Prazos de pagamento: As contribuições para a Segurança Social são normalmente feitas mensalmente, com prazos definidos pelas autoridades.

5. Benefícios:

• Assistência médica: As contribuições garantem o acesso ao Serviço Nacional de Saúde (SNS) em Portugal.
• Pensões: As contribuições regulares permitem que os freelancers acumulem direitos de pensão para a aposentadoria.
• Benefícios de Maternidade/Paternidade e Doença: Os freelancers têm direito a benefícios durante os períodos de licença maternidade/paternidade ou doença prolongada, desde que cumpram determinados requisitos contributivos.

6. Isenções e Reduções:

• Período inicial: Os freelancers que iniciam a sua atividade pela primeira vez podem beneficiar de taxas reduzidas durante um determinado período.
• Baixa renda: Os freelancers com rendimentos muito baixos ou que trabalham simultaneamente como trabalhadores assalariados podem estar isentos de contribuições ou podem beneficiar de taxas reduzidas.

7. Considerações Internacionais:

• Cidadãos da UE/EEE: Os cidadãos dos países da UE/EEE podem estar sujeitos a regras diferentes baseadas em acordos bilaterais e regulamentos da UE. É essencial verificar o seu estatuto para evitar contribuições duplas tanto no país de origem como em Portugal.
• Cidadãos não pertencentes à UE: Dependendo dos acordos bilaterais entre Portugal e o país de origem do freelancer, poderão ser aplicadas regras diferentes.

Conclusão

Navegar pelos meandros dos Recibos Verdes (Recibos Verdes) em Portugal pode inicialmente parecer assustador, especialmente para quem não está familiarizado com o sistema fiscal português.

É essencial manter-se atualizado sobre quaisquer alterações nas regulamentações e procurar aconselhamento profissional em caso de dúvida. Ao fazê-lo, garante não só a conformidade, mas também o bom funcionamento do seu negócio independente ou independente em Portugal.

Perguntas Frequentes sobre Recibos Verdes em Portugal

Referências

1. Pedro, S. (2023, 13 de setembro). Como preencher recibos verdes. Compara Já.
2. Amaral, R. (sd). Como emitir recibo verde. Imposto Real.
3. Carvalho, M. (2024, 20 de março). Como emitir recibo verde. e-konomista.
4. Rauvá. (2024, 12 de abril). Guia dos recibos verdes (recibos verdes). Rauvá.