Manual do operador para emissão de faturas, situações que desencadeiam o IVA e como evitar auditorias fiscais como trabalhador independente em Portugal.
Introdução
O sistema fiscal português não tolera erros de formatação. Para freelancers e trabalhadores remotos, o recibo verde (Recibo verde) é o único ponto de falha entre receber o pagamento e desencadear uma auditoria fiscal.
A maioria dos recém-chegados assume que a faturação se resume a papelada. Em Portugal, é um verdadeiro campo minado de conformidade. Uma seleção errada no portal pode, acidentalmente, gerar uma obrigação de IVA (artigo 23%) que não recolheu, ou ser sinalizado para efeitos de sanções por “falsa atividade por conta própria”.
A partir de janeiro de 2026, as regras ficaram mais rigorosas. O "período de tolerância" para o registo do IVA terminou e o limite de € 15.000 tornou-se um limite rígido com consequências imediatas. Este guia explica exatamente como emitir faturas em conformidade, lidar com os novos gatilhos do IVA instantâneo e corrigir erros antes que a autoridade tributária os notifique.
1. Os princípios básicos do sistema
Cada centavo ganho fora de um contrato de trabalho deve ser declarado através do site da AT (Autoridade Tributária). Isso se aplica a nômades digitais, freelancers locais e trabalhadores autônomos (empresários em nome individual).
Os três tipos de documentos
Você deve escolher o documento correto com base na data em que receberá o pagamento.
- Fatura (Fatura)
Emitido quando o trabalho está concluído, mas o pagamento ainda não foi recebido. Cria uma obrigação legal para o cliente efetuar o pagamento. - Recibo (Recibo)
Emitido somente após o recebimento do pagamento referente a um documento emitido anteriormente. fatura. Isso comprova que a dívida foi quitada. - Fatura-Recibo (Fatura-Recibo)
O documento mais comum para freelancers. Você o emite quando o pagamento e a prestação do serviço ocorrem simultaneamente (por exemplo, você recebe uma transferência bancária e emite o documento no mesmo dia).
Inscrição obrigatória
Não é possível emitir um documento sem que a sua atividade esteja ativa. É necessário registar a sua atividade (início de atividadeAntes de enviar sua primeira fatura, certifique-se de estar devidamente cadastrado. A emissão de um recibo sem cadastro ativo acarreta multas automáticas.
2. O limite de € 15.000 e as regras do IVA (atualização de 2026)
O número mais crítico para a sua operação em 2026 é €15,000. Este é o limite de faturamento anual que determina o seu IVA (IVA) status.
A isenção do Artigo 53
Se o seu volume de negócios anual for inferior a 15.000 €, provavelmente está isento da cobrança de IVA ao abrigo do artigo 53.º (regime de lúmen). Nas suas faturas seleciona “IVA – regime de autorizado [art.º 53.º]” e cobra ao cliente 0€ de imposto.
A armadilha do “IVA instantâneo”
Desde julho de 2025, as regras para ultrapassar esse limite tornaram-se mais rigorosas.
- Regra antiga: Se você ultrapassasse o limite, começaria a cobrar o IVA em janeiro do ano seguinte.
- Regra atual (2026): Se ultrapassar os 15.000 € hoje, perde imediatamente a sua isenção. Deve registar-se para efeitos de IVA e começar a cobrá-lo. mês seguinte a brecha.
Exemplo:
Você fatura €14.000 até maio. Em junho, você emite uma fatura de €2.000. Seu total agora é de €16.000.
Você deve apresentar uma declaração alterando sua atividade em junho e começar a cobrar IVA em todas as faturas emitidas a partir de 1º de julho. Caso contrário, você deverá pagar o IVA do seu próprio bolso.
3. Imposto retido na fonte (retenção na fonte)
A retenção na fonte é um pagamento antecipado do seu imposto de renda anual (Receita FederalO governo retém uma parte de cada fatura para garantir que você não tenha que pagar uma grande quantia de uma só vez no final do ano.
Quem deve reter
A retenção na fonte só se aplica se o seu cliente for uma entidade portuguesa com contabilidade organizada (uma sociedade ou um empresário individual com contabilista).
- Pessoas físicas: Sem retenção.
- Clientes estrangeiros: Sem retenção.
Tarifas e isenções para 2026
- Tarifa padrão: 23% para a maioria dos serviços profissionais (reduzido de 25% em 2025).
- Isenção: Você está isento de retenção na fonte se o seu faturamento for de ano anterior foi inferior a 15.000 euros.
- Pequenas quantidades: A partir de julho de 2025, qualquer retenção na fonte inferior a €25 será dispensada.
Observação: O limite do IVA analisa atual Faturamento anual. A isenção de retenção na fonte analisa anterior Rotatividade anual. Não os confunda.
4. Como emitir um recibo (passo a passo)
Faça login no Portal das Finanças e pesquise “emitir”.
- Data de Transação (Date): Use a data em que você recebeu o dinheiro.
- Tipo de Documento: Selecione Fatura-Recibo Para pagamentos imediatos.
- Adquirente (Cliente): Entre no NIF. Para clientes estrangeiros, selecione o país e insira o número de IVA.
- Descrição: Seja específico. "Serviços de consultoria" é uma descrição vaga. "Desenvolvimento de software para o Projeto X, janeiro de 2026" é uma descrição segura.
- Base de Valor: Insira o valor antes dos impostos.
- Regime de IVA:
- Portugal (isento): “IVA – regime de autorizado [art.º 53.º]”
- Negócios da UE: “IVA – autoliquidação [art.º 6.º, n.º 6, a)]”
- Cliente Não UE: “IVA – autoliquidação [art.º 6.º, n.º 6, a)]”
- Retenção na Fonte: Selecione a taxa (23%) ou a isenção (Dispensa de retenção – art. 101.º-B).
5. A armadilha do cliente estrangeiro
A maioria dos erros ocorre na emissão de faturas para clientes fora de Portugal. O portal não valida automaticamente as regras fiscais estrangeiras.
Clientes da UE (B2B)
Se o seu cliente for uma empresa na UE com um número de IVA VIES válido, você não cobra o IVA português.
- Seleção: “IVA – autoliquidação”.
- Requerimento: Você deve apresentar uma Declaração de Resumo (Declaração Recapitulativa) periodicamente.
Clientes de fora da UE (EUA, Reino Unido, Brasil)
Os serviços prestados a clientes não pertencentes à UE geralmente não estão sujeitos ao IVA português, uma vez que o "local de prestação do serviço" se situa fora de Portugal.
- Seleção: “IVA – autoliquidação” (as regras variam ligeiramente consoante o tipo de serviço, mas esta é a categoria padrão para exportações).
O bug “Não é possível anular”
Este é um defeito crítico do sistema. Você não pode anular (anular) um recibo emitido para um NIF não português através do portal. O botão simplesmente não existe.
Se você cometer um erro em uma fatura estrangeira, você deve:
- Emita um novo documento correto (Recibo de Substituição).
- Escreva na descrição: "Este documento substitui a fatura nº X devido a um erro."“
- Envie uma mensagem via e-balcão à autoridade tributária explicando a duplicidade para que não seja tributado duas vezes.
6. Armadilhas comuns (e como evitá-las)
• Emissão sem registro ativo
→ Resulta em multas imediatas. Verifique sempre o seu estado de atividade no portal antes de clicar em “emitir”.”
• Ultrapassando os 15 mil euros e esperando até o ano que vem.
→ A regra do “ano seguinte” está ultrapassada. Você deve cobrar o IVA no mês seguinte ao que ultrapassar o limite. Acompanhe seu total acumulado semanalmente.
• Utilizar o código de IVA incorreto para clientes estrangeiros.
Selecionar “Isento (Art. 53)” para um cliente estrangeiro é tecnicamente incorreto se o motivo forem as regras de exportação. Utilize a “Autoliquidação” (Inversão da Responsabilidade Tributária) para manter seus registros em ordem.
• Ignorando a declaração de recapitulação (Modelo 8)
→ Se você emite faturas para clientes da UE, deve enviar esta declaração separada. A omissão desta declaração acarreta penalidades automáticas.
• Submissão de despesas após 25 de fevereiro
→ Você deve validar suas despesas comerciais no sistema e-fatura até 25 de fevereiro. Caso contrário, você perderá as deduções para sua declaração de imposto de renda.
Conclusão
O recibos verdes O sistema não tolera ignorância. Em 2026, a margem de erro é zero: o limite de €15.000 aciona alterações imediatas no IVA e erros em faturas estrangeiras exigem intervenção manual para correção. Não arrisque. Se o seu volume de negócios estiver próximo do limite ou se trabalhar com clientes fora de Portugal, verifique as suas configurações antes de emitir o documento. Uma verificação de cinco minutos evita uma auditoria de doze meses.
Perguntas frequentes
Qual é o limite de isenção de IVA para 2026?
O limite é de € 15.000 em faturamento anual. Se você ultrapassar esse valor, perde a isenção do Artigo 53 e deve começar a cobrar o IVA no mês seguinte.
Posso cancelar um recibo verde emitido para um cliente estrangeiro?
Não, o portal não permite o cancelamento de NIFs não portugueses. Deve emitir um novo recibo e notificar a autoridade tributária através do e-balcão para retificar o registo.
Preciso cobrar IVA de clientes dos EUA ou do Reino Unido?
Em geral, não. Para serviços B2B prestados a clientes fora da UE, o regime de IVA costuma ser o de “Autoliquidação” (não sujeito ao IVA português). No entanto, ainda assim é necessário emitir o recibo corretamente.
Quando devo emitir o recibo?
Você deve emitir a fatura ou o recibo em até 5 dias após a prestação do serviço ou o recebimento do pagamento. A comunicação à autoridade tributária deve ser feita até o dia 5 do mês subsequente.
Qual é a taxa de imposto retido na fonte para 2026?
A taxa de retenção padrão para serviços profissionais (como consultores, designers, engenheiros) é de 23%.
O que acontece se eu me esquecer de me cadastrar para o IVA depois de ultrapassar € 15.000?
Você será responsável pelo IVA que deixou de recolher. A autoridade tributária exigirá o pagamento do formulário 23%, além de juros e multas por descumprimento.
Preciso emitir recibos para rendimentos do Upwork ou Fiverr?
Sim. A plataforma é seu cliente. Você deve emitir um recibo do valor total pago, geralmente usando o número de IVA e a localização da sede da plataforma (frequentemente nos EUA ou na UE).
