Introdução
O nome “regime simplificado”É perigoso. Sugere que você pode declarar seus impostos sem guardar um único recibo. Para quem tem baixa renda, isso é verdade. Para todos os outros, é uma armadilha que leva a contas de impostos inesperadas.
O sistema pressupõe que 25% da sua renda cubram os custos do negócio. Mas essa dedução é condicional. Você precisa comprovar que realmente gastou dinheiro para administrar seu negócio.
Se você não puder comprovar despesas equivalentes a 15% da sua renda bruta, a Receita Federal (Finanças) não lhe aplicará multa. Em vez disso, a diferença será adicionada à sua renda tributável. Você acaba pagando imposto sobre um valor que o governo inicialmente declarou ser isento de impostos.
Eis como funciona a matemática e como proteger sua renda.
Como funciona na prática a regra 15%
A regra aplica-se aos trabalhadores independentes ao abrigo do regime simplificado (regime simplificado) que obtêm rendimentos de serviços profissionais. Estas são atividades com coeficientes de 0,75 (TI, consultoria, design) ou 0,35.
A lei exige que você justificar 15% da sua renda bruta anual com despesas válidas (bem).
Se suas despesas válidas forem inferiores a 15%, a autoridade tributária calcula a diferença. Ela adiciona esse valor específico à sua base tributável.
A fórmula de cálculo
Sua renda tributável final é calculada em duas etapas.
- Cálculo básico: Renda Bruta × Coeficiente (ex.: 0,75).
- Ajuste: Adicione o valor faltante se as despesas forem muito baixas.
A fórmula para calcular o déficit é:
(Renda Bruta × 0,15) – Total de Despesas Válidas
Se o resultado for positivo, esse valor será adicionado à sua renda tributável. Se for zero ou negativo, você está isento.
Por que os trabalhadores de baixa renda estão seguros
O sistema concede a todos uma dedução padrão (dedução específicaPara 2024, esse valor é de € 4.350,24. Para 2025, sobe para € 4.462,15.
Essa dedução automática conta para o cumprimento do requisito 15%.
Se você ganha €20.000, sua meta para o formulário 15% é de €3.000.
A dedução automática (€4.350,24) é superior a €3.000.
Você atende à regra automaticamente, sem precisar validar nenhuma fatura.
O limite de segurança é de aproximadamente € 29.000. Assim que sua renda ultrapassar esse limite, o desconto automático deixará de ser suficiente. Você precisará complementar o valor com comprovantes de pagamento reais.
A armadilha da alta renda
Se você ganha €80.000, sua meta para o formulário 15% é de €12.000.
O desconto automático resulta em um valor de € 4.350,24.
Você está com um déficit de €7.649,76.
Se você não fizer nada, a autoridade tributária adicionará esses € 7.649,76 de volta à sua renda tributável. Você pagará imposto sobre esse valor à sua alíquota marginal máxima.
O que é considerado uma despesa válida?
Não é possível usar qualquer recibo. O sistema aceita categorias específicas. Algumas são automáticas, enquanto outras exigem ação manual.
Despesas automáticas
Essas alterações são aplicadas sem que você precise fazer nada.
- Dedução padrão (dedução específica): O valor fixo mencionado acima (€4.350,24 para 2024).
- Contribuições para a previdência social: Se você contribuir com um valor superior à dedução padrão, o sistema utiliza o valor mais alto. Isso representa uma grande ajuda para quem tem renda elevada.
Despesas manuais (e-fatura)
Estas informações devem ser validadas no portal e-fatura. É necessário classificá-las corretamente.
- Serviços profissionais: Honorários pagos a advogados, contadores ou subcontratados.
- Materiais e mercadorias: Itens comprados especificamente para o seu negócio.
- Aluguéis: O aluguel de escritório é contabilizado como 100%. O aluguel de escritório em casa é contabilizado de forma diferente (veja abaixo).
A regra de uso misto
Muitos freelancers trabalham em casa e usam bens pessoais para fins comerciais. A lei permite deduzir esses valores, mas com um limite máximo.
Despesas como internet residencial, eletricidade e aluguel de um imóvel de uso misto são consideradas “mistas”. Apenas 25% do valor total contam para sua meta de 15%.
Se você pagar €100 pela internet, apenas €25 serão considerados despesa comercial. Você deve marcar essas faturas como "afetam parcialmente a atividade" no portal e-fatura.
Despesas no exterior
É aí que os nômades digitais costumam falhar.
Despesas com empresas estrangeiras (Adobe, Zoom, Google, viagens internacionais) não constam do sistema e-fatura português.
Você deve declarar esses valores manualmente em sua declaração de imposto de renda anual (Modelo 3, (Anexo B). Se você esquecer esta etapa, essas despesas não serão contabilizadas e você poderá acionar a adição retroativa.
Prazos críticos e fiscalização
O ciclo de impostos é rígido. Perder um prazo geralmente significa que o sistema bloqueia seu acesso.
25 de fevereiro: Data limite para validação
Você deve validar e classificar todas as faturas no portal e-fatura até 25 de fevereiro do ano seguinte.
Se você deixar as faturas sem classificação, o sistema assume que são pessoais. Elas não serão contabilizadas para o seu requisito profissional 15%.
Julho de 2025: O mandato digital
A partir de 1º de julho de 2025, novas leis tornarão o processo digital mais rigoroso. A possibilidade de alterar manualmente os dados da declaração eletrônica de impostos (e-fatura) na declaração final será limitada. O foco passará a ser totalmente o portal.
Abril a junho: Período de correção
Se você perdeu o prazo de fevereiro, tem uma última chance. Durante o período de declaração do imposto de renda (de 1º de abril a 30 de junho), você pode inserir manualmente suas despesas totais no Anexo H da sua declaração.
Isso anula os valores da e-fatura. No entanto, essa prática geralmente desencadeia uma revisão manual ou auditoria por parte da autoridade tributária, uma vez que os números não corresponderão ao sistema deles.
Riscos e soluções
A seguir, apresentamos os pontos de falha específicos desta regra e como resolvê-los.
Risco: A renda ultrapassa € 29 mil sem o devido controle de despesas.
Correção: Verifique se o seu benefício da Previdência Social, somado à dedução padrão, cobre 15% da sua nova renda bruta.
Risco: Assinaturas de software estrangeiras ignoradas
Correção: Insira manualmente as despesas com negócios no exterior no Anexo B, Campo 17 da sua declaração de imposto de renda.
Risco: Não cumprir o prazo de 25 de fevereiro
Solução: Configure um alerta recorrente no calendário para 15 de fevereiro para validar todas as faturas pendentes.
Risco: Perder o desconto para novas atividades
Correção: Se você tiver um trabalho extra (renda da Categoria A), o desconto do primeiro ano do plano 50% será anulado. Planeje-se para o pagamento integral do imposto.
Risco: Registro alugar tarde
Solução: Faça o upload imediato do seu contrato de aluguel para as Finanças para que os recibos de aluguel sejam gerados automaticamente.
Armadilhas comuns (e como evitá-las)
- Supondo que a verba de despesas 25% seja garantida.
O subsídio é um limite máximo, não uma doação. Você deve comprovar o primeiro 15% com dados reais. - Ignorando os pagamentos da previdência social
Seus pagamentos mensais da previdência social contam como despesas. Para muitos, isso por si só resolve o problema do déficit. Verifique seu histórico de pagamentos no site da Previdência Social. Segurança Social Direta portal. - Classificação incorreta de despesas mistas
Declarar toda a sua conta de supermercado como despesa comercial resultará em uma auditoria. Declare apenas contas de serviços públicos e compras específicas para fins comerciais. - A ilusão do desconto para “Novas Atividades”
Novos freelancers recebem um desconto de 50% no coeficiente no primeiro ano. No entanto, a regra de despesas 15% se aplica ao seu completo renda bruta, não a base de cálculo com desconto.
Resultado final
O regime simplificado só é simples se você ganha muito pouco. Assim que você atinge um salário profissional, ele se torna um sistema de verificação. A regra 15% não é uma penalidade por fazer algo errado; é uma exigência para manter sua alíquota de imposto baixa. Se você a ignorar, estará pagando voluntariamente mais impostos do que o necessário.
Perguntas frequentes
A regra 15% aplica-se a todos os freelancers?
Aplica-se àqueles que estão sob o regime simplificado com coeficientes de 0,75 (serviços profissionais) e 0,35. Não se aplica à venda de mercadorias (coeficiente de 0,15).
O que acontece se eu não tiver despesas suficientes?
A diferença entre suas despesas comprovadas e a meta 15% é adicionada à sua renda tributável. Você paga imposto sobre esse valor.
As contas do supermercado contam?
Em geral, não. A menos que você trabalhe em um setor onde alimentos são matéria-prima, as compras no supermercado são despesas pessoais.
O aluguel da minha casa conta?
Se sua residência for seu local de trabalho registrado, o artigo 25% do seu aluguel pode ser contabilizado. Você precisa ter um contrato de aluguel registrado.
Preciso guardar os recibos em papel?
Sim. Mesmo que a e-fatura seja digital, você deve guardar cópias físicas ou digitais dos recibos por 4 anos em caso de auditoria.
A compra de um computador conta?
Sim. Os equipamentos adquiridos para sua atividade contam como crédito 100% para o cumprimento do requisito.
Posso corrigir erros após 25 de fevereiro?
Sim, mas é mais difícil. Você pode alterar manualmente os valores na sua declaração de imposto de renda (Anexo H) entre abril e junho, mas isso aumenta o risco de auditoria.
